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石家庄经济学院华信学院员工档案管理办法
来源: 编辑: 发布时间:2012-10-22 浏览次数:5726

石家庄经济学院华信学院员工档案管理办法

员工档案是员工在校学习期间的历史记录,是员工基本情况和德、智、体等表现的真实反映,是用人单位选拔毕业生的重要参考依据。为使我院员工档案管理工作更加科学化和规范化,特制定本办法。

一、档案管理部门职责

员工档案由员工工作部统一管理。员工工作部负责员工归档材料的整理和保管,并向用人单位及时转递毕业生档案。档案管理人员要认真负责,工作规范,严格遵守保密制度,保证员工档案的完整和安全。

二、档案材料内容

员工毕业时,档案中应具有以下材料:

1、履历类材料和鉴定材料:高中毕业生登记表及思想品德鉴定、报考登记表、高考体检表、大员工登记表、大学毕业体检表、思想品德现实表现考核鉴定材料、高等学校毕业生登记表、毕业生就业通知书等。

2、学习成绩材料:历年学习成绩单、毕业实习鉴定、毕业论文或设计、大员工素质拓展证书、体育达标测试成绩单等。

3、党团材料:入党申请书、入党志愿书和党员登记表;入团申请书、入团志愿书等材料。

4、奖励材料:优秀员工干部、“三好员工”、优秀员工奖学金、国家奖学金、国家励志奖学金、“十佳大员工”、优秀毕业生等院级以上个人奖励材料。

5、违纪处分处理材料。

6、其他需要归档的材料。

三、档案接收

1、新生档案除各省、市、自治区招办邮寄外,员工本人自带档案的在入学时由辅导员统一收取,并认真阅档,了解员工情况,11月份前将档案按学号顺序整理后交员工工作部。员工工作部查阅档案材料是否齐全,员工姓名是否与招生办公室提供的新生名单一致,出现材料缺失或有误差现象应及时查明原因,并马上进行查找。

2、新生入学报到后,院团委应将员工自带的入团志愿书等材料收齐后送交员工工作部归档。新生党组织材料由员工工作部转交组织部。

四、档案的查阅

1、因工作需要,可查阅员工档案,但必须经单位领导办理申批手续。

2、查阅、借阅员工档案只限于所在系和学院有关部门负责人或其指派有关人员查阅。未经批准不得借阅与所负责工作以外以及与借阅人有亲属关系的员工档案。

3、员工档案一般应在员工工作部查阅,如有特殊情况必须借出时,须经员工工作部主任批准,履行登记手续后方可借出,借阅时间为两天。若不能按期归还,应向档案管理人员说明原因,并履行续借手续。寒暑假期间员工档案停止外借,已经借出的档案应在放假前归还。

4、阅档人应严格遵守保密制度,保证档案的安全,借出的档案只能在办公室查阅,不得带到宿舍或其他公共场所,不得转借他人或向他人泄露档案内容。

5、阅档人要严格遵守阅档规定,对档案内容不得涂改、添注、勾划、损坏档案材料,不得随意抽出或增加档案材料。查阅两份以上档案时,不要同时打开,以防止装错或丢失。如发现档案中有问题,应及时向档案工作人员说明,由档案管理部门按有关规定处理,阅档人不得擅自作主进行处理。

五、材料归档要求

各系及有关部门要注意员工档案材料的保存和整理,保证其真实性和规范性,在员工毕业前(6月底前)将其在校期间的有关材料按照学号顺序排列及时报员工工作部,以便归档。

1、材料范围

高等学校毕业生登记表、员工历年成绩单、体检表、思想品德现实表现考核登记册、奖惩材料等。

2、要求

1)高等学校毕业登记表,需加盖学院公章;员工成绩表,需加盖教学工作部公章,并注明毕业或结业;体检表,需加盖学院医院公章。

2)个人履历表必须由本人如实填写。

3)归档材料应是完整的。有头无尾的材料一般不归入档案,如内容重要必须归档的,应由材料产生单位附加说明,并加盖公章。

4)个人署名必须用高考录取和本人户口一致的姓名,不得用同音字或不规范简化字代替,更不能不经有关部门批准擅自改名换姓。

5)档案材料必须认真书写,不可用不规范的简化字、错别字,字迹要清楚、工整,书写工具一律用钢笔或毛笔,严禁使用圆珠笔或铅笔。

6)员工档案材料属长期保存的机密材料,其载体材料应选用质量较好的A4纸,左边要留有2.5公分的装订线。

六、员工档案转出

未报到员工的档案在当年年底前转递到生源地招生办;毕业生档案转递到用人单位或其他档案接收单位;未就业的毕业生档案可暂保存在学校(两年)。

1、档案密封后以机要方式转递到用人单位,原则上不允许本人携带。有特殊情况确需本人或他人携带的,要出具本人的身份证、毕业证及有关单位调档函,并填写毕业生自带档案登记表后方可办理。

2、毕业生离校前落实就业单位的,学校将档案于7月中旬前按就业协议书中的档案接收地址以机要方式寄出;在择业期内就业的毕业生,凭协议书在规定的时间内办理档案转递手续。

3、报考国家公务员、入伍等毕业生在其考察期间需调档的,须出具相关部门的调档函和个人有效证件,方可调档。

4、毕业生未签订就业协议,而在人才中心代理人事关系的,需出具就业单位证明及与人才中心签订的协议,方可调档。

5、择业期满未落实就业单位的毕业生,原则上将其档案转回生源所在地,毕业生应在期满前三个月内与学校联系档案转出事宜。

七、本规定自200951日起施行。

八、其他有关文件规定与本办法不一致的,以本办法为准。

九、本办法由员工工作部负责说明。

 

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